Ist Ihr Unternehmen in der sich immer rascher wandelnden Wirtschaftswelt noch richtig aufgestellt? Welche strukturellen Veränderungsleistungen haben andere erfolgreiche Unternehmen erbracht? Bildet Ihre Organisation die neuen Anforderungen Ihrer Kernprozesse auch ab? Wenn Sie sich solche Fragen stellen, könnte es Zeit für ein Organisations-Benchmarking sein.

Benchmark bedeutet Maßstab. Als Maßstab nimmt man sich den Besten. Man arbeitet heraus, was den Besten besser macht und wie er es macht, um davon Impulse fürs eigene Unternehmen abzuleiten und zu lernen. Systematisch vergleichen kann man sich dabei zunächst natürlich innerhalb der eigenen Gruppe bzw. des eigenen Konzerns, mit Wettbewerbern, aber auch mit Unternehmen aus anderen Branchen; jeweils ergeben sich andere Herausforderungen und auch Potentiale.

Kürzlich habe ich mich hier damit befasst, für welche unternehmerischen Fragestellungen sich die Methode des Benchmarking überhaupt eignet.

In diesem Beitrag möchte ich das Organisationsbenchmarking einmal vertiefen. Wie kann man Strukturen und Organisationen vergleichen und welche Schlussfolgerungen lassen sich daraus ableiten?

Internes Benchmarking: laufende inkrementelle Verbesserungen in der Unternehmenskultur verankern

Viele Daten werden innerhalb eines Unternehmens ohnehin erfasst. Dabei geht es vor allem um den Abgleich des Ist-Zustands mit den Soll-Vorgaben. Das macht das Controlling. Darüber hinaus kann man tiefer einsteigen, um zu erkennen, welche Ursachen hinter unterschiedlichen Performancezahlen stecken. Dann reicht es nicht, sich nur die KPIs auf der obersten Ebene anzuschauen.

Aber in manchen Unternehmen passiert das nicht. Es herrschen Widerstände, in die Tiefe zu gehen, und Uneinigkeit darüber, was und wie gemessen werden sollte. Auch werden Unterschiede in den technischen Voraussetzungen oder in den marktlichen Gegebenheiten in der Argumentation zu dominanten Faktoren. Kaum jemand lässt sich gerne seine Schwachpunkte aufzeigen. Als interner Mitarbeiter macht man sich mit einer wirklich in die Tiefe gehenden Recherche schnell unbeliebt.

Bei einem internen Benchmarking wird man erwarten können, dass alle relevanten Informationen zugänglich sind und durchgehend einheitliche Definitionen und Abgrenzungen vorliegen. Aber prüfen Sie einmal, ob dieses in der eigenen Gruppe so wirklich stimmt! Auch deswegen kann es ein großer Vorteil sein, dass ein neutraler und professioneller Partner von außen, der gewissenhaft und unbeeinflusst vorgeht, diesen Prozess führt und die oft unangenehmen Fragen stellt und Veränderungen einfordert.

Aus internen Benchmarks werden selten revolutionäre Ansätze zu erwarten sein. Doch man erkennt gewöhnlich Verbesserungsoptionen, die grundsätzlich Akzeptanz finden sollten und sich schrittweise gut umsetzen lassen. Wenn es beispielsweise darum geht, lokale Vertriebs- und Serviceorganisationen weiterzuentwickeln, kann der Ansatz auch zur Harmonisierung von Strukturen und zur Entwicklung von Blueprints für künftiges Wachstum beitragen.

Tipp: Internes Organisations-Benchmarking sollte nicht im stillen Kämmerchen durch Fachabteilungen wie Personalmanagement oder Controlling durchgeführt werden. Wichtig ist, die operativen Leiter der betroffenen Organisationseinheiten mit an Board zu holen und eine Kultur der Offenheit und des gegenseitigen Lernens zu etablieren.

Benchmarking mit Wettbewerbern: auf den Spuren von Sherlock Holmes

Spannender klingt der Vergleich mit der direkten Konkurrenz. Aber dabei müssen Sie erst einmal an die Daten kommen. Aussagekräftige Performancezahlen werden Sie eher nicht bekommen. Bei einem auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Benchmarking machen Ihre Wettbewerber wahrscheinlich nicht freiwillig mit.

Es gibt aber natürlich allgemein zugängliche Informationen. Wenn hier konsequent und sehr strukturiert recherchiert wird und die Informationen systematisch ausgewertet werden, können spannende Einsichten gewonnen werden. Zur Außendarstellung zählen z.B. auch Stellenanzeigen Ihrer Konkurrenten oder diverse Karriere- und Profilseiten, Social Media Auftritte oder Publikationen in Fachmagazinen. Vielleicht werden in Ihrer Branche von einem Verband Kennzahlen erfasst und als Datenbank bereitgestellt. Auch Informationen aus dem Umfeld, z.B. der Zulieferindustrie, können hier wertvolle Hinweise bieten.

Systematisch Ihre Mitarbeiter (z.B. aus Vertrieb, F&E, Einkauf) in den Prozess der Informationsgewinnung zu involvieren, kann helfen Lücken zu füllen. So erweitern Sie Ihr eigenes Branchenwissen und werden anhand verschiedener Indizien Strukturdaten Ihrer Wettbewerber wesentlich tiefer erfassen und daraus Schlussfolgerungen zu Kernprozessen, Führungssystemen, Zielen und Strategien Ihrer Wettbewerber ableiten können. Dahinter steckt der über fünfzig Jahre alte Leitsatz „structure follows strategy“, den der amerikanische Wirtschaftshistoriker Alfred Chandler aus seiner Analyse der Automobilindustrie abgeleitet hat. Heute würde man es eher „structure follows key processes“ formulieren.

Auch hier kann ein externer Profi unterstützen; einerseits in der Differenzierung dessen was wesentliche Informationen und welche „nice to have“ sind und dann in der systematischen Strukturierung, Erfassung, Zusammenführung und Interpretation der Ergebnisse eines solchen Benchmarking Prozesses.

Tipp: Setzen Sie Benchmarking mit Wettbewerbern als längerfristigen Prozess auf. Screenen Sie systematisch Informationsquellen (dazu gibt es auch nützliche Tools wie beispielsweise Google Alerts) und erfassen die gewonnenen Erkenntnisse systematisch in einer Wissens-Datenbank. So ergibt sich nach und nach ein aussagekräftiges Mosaik über Ihren Wettbewerb.

Selbst wenn Sie über aussagekräftige Performancezahlen Ihrer Wettbewerber verfügen, haben solche Benchmarkings jedoch eine Beschränkung: Man lernt nur vom Gleichen. Auf wirklich Neues können Sie aber kommen, wenn Sie Elemente Ihres Unternehmens bewusst dem Vergleich jenseits der eigenen Branche aussetzen.

Branchenübergreifendes Benchmarking: neue Ideen von „outside the box“

Anders als Ihre direkten Konkurrenten brauchen branchenfremde Unternehmen nicht unbedingt Vorbehalte haben, um Informationen mit Ihnen zu teilen. Vorausgesetzt, Sie sind selbst genauso offen und der angestrebte Benchmarkingpartner erkennt einen möglichen Nutzen für sich selbst.

Wie bereits kurz erwähnt, kann der bewusste Blick nach Außen im Rahmen grundlegender Veränderungsprozesse, beim Hinterfragen bestehender Strukturen oder prinzipieller Elemente des Geschäftsmodells neue Impulse auslösen. So werden anhand konkreter Beispiele und Erfahrungen anderer, erfolgreicher Unternehmen, bestehende Diskussionen versachlicht und mögliche Vorbehalte abgebaut. Klassische Fragestellung betreffen z.B. die Ausrichtung von zentral versus dezentral, die organisatorische Bündelung von Regionen oder die Ausgestaltung der Zentralfunktionen.

GCI hat in einem solchen Kontext analysiert, wie Holdingorganisationen einiger größerer produzierender Unternehmen Österreichs aufgestellt sind. Bei ähnlichen Ausgangsvoraussetzungen ergaben sich z.T. signifikante Unterschiede in der Ressourcenausstattung, in den Führungsprinzipien und den organisatorischen Grundlogiken. Jeweils ist es aber damit alleine nicht getan. Es geht darum zu verstehen, welche Unternehmensstrategien, Kernprozesse und welche Führungsprinzipien dahinterliegen, wie kohärent diese sind und welche Schlussfolgerungen sich daraus ableiten lassen.

Tipp: Partnerunternehmen für Ihr Benchmarking gewinnen Sie nicht auf unteren Führungsebenen. Hier müssen Sie direkt von Chef zu Chef sprechen. Ein Zugang durch einen professionelleren Berater hilft Türen zu öffnen, den Austausch flexibel zu führen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und gewonnenes Wissen auch in interne Maßnahmen zu transferieren.

Fazit: Organisations-Benchmarking zeigt Veränderungsoptionen auf

Internes Benchmarking hilft Ihnen, im Vergleich untereinander die Leistung zu steigern und Best-Practices intern zu transferieren. Beim Benchmarking mit Wettbewerbern erfahren Sie wahrscheinlich viele Interessantes, aber eher selten grundlegend Neues. Im branchenübergreifenden Benchmarking finden Sie echte Veränderungsoptionen, Argumente und Impulse, um innovative Wege, neue Optionen zu finden und diese bewerten zu können. Das sind wertvolle Inputs für die Bewertung, wo Ihr eigenes Unternehmen steht und in welche Richtung es weitergehen soll.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren wollen, fordern Sie unseren Leitfaden Strategisches Benchmarking an!