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Geringerem Umsatz, gesunkenen Deckungsbeiträgen und Überkapazitäten. kann durch Kurzarbeit, Abbau von Leihpersonal, etc. rasch begegnet werden. Länger und schwieriger scheint es, die Kostenstrukturen im indirekten Bereich an das neue Geschäftsvolumen anzupassen. Dass dies nicht so sein muss, zeigen aktuelle Fallbeispiele.

„Über eine sehr detaillierte Kostenanalyse, bei der wir sämtliche indirekte Kosten bis auf Belegebene analysieren , ist es uns in vielen Projekten gelungen, signifikante Einsparungen zu erreichen, ohne das Komfortniveau massiv zu senken“ betont Roman Pongracz von GCI. Voraussetzung ist zunächst eine vollständige Transparenz, denn „nur wer seine Kosten und die Kostentreiber im Detail kennt, kann Ineffizienzen erkennen und Kosten gezielt senken“, ergänzt Andreas Frischherz von GCI. Wie viele Reklamationen weniger wird die Qualitätsabteilung, wie viele Buchungen weniger die Buchhaltung vornehmen? Was heißt das für die IT-Abteilung? Selbst bei Unternehmen, die ein straffes Kostenstellenmanagement betreiben sind diese Konsequenzen oft unklar.

Beispiele aus der Praxis

• Mieten: Wann haben sie zuletzt die Konditionen mit dem Markt verglichen? In einem Beispiel konnten durch räumliche Zusammenlegung knapp 30% der genutzten Fläche frei werden. Durch intensive Nachverhandlungen konnten die Mieten so um 40% gesenkt werden.
• In einem europäischen Unternehmen fielen jährlich rund 180.000 € für externe Bewachung und Reinigung an. Mit bereits leichter Absenkung des Anspruchniveaus konnten über 30% gespart werden. Ein Überwachungssystem macht sich in rund 9 Monaten bezahlt!
• Welchen Zeitanteil verbringt der Vertrieb wirklich beim Kunden? Die Prozessoptimierung der Auftragsbearbeitung ermöglichte 30% mehr Akquisitionszeit!
• Ist der Einkauf auch einbezogen, wenn es nicht nur um A-Materialien geht? Dass der Einkauf nicht die einzige Abteilung im Unternehmen ist, die Einkäufe tätigt, ist oft der Fall. Hier sind über 20% Einsparung realistisch!
• Druck: die Kosten für die Druckvorbereitung trugen zum Teil die Kunden. Ob neue Druckzylinder beschafft werden müssen oder bestehende wiederverwendet werden können, war oft unklar. Ein transparentes Bestandsmanagement reduziert diese Ausgaben weitestgehend!
• Ein Unternehmen gab jährlich 175.000 Euro für externe IT-Unterstützung aus; ein entsprechend qualifizierter eigener Mitarbeiter kostet weniger als die Hälfte!
• Kostenstellenkontrolle und -management; nach Schätzung der GCI verfügen nur rund 50% der Unternehmen über ausreichende Systeme und Transparenz. Gerade wenn es darum geht, in kurzer Zeit rasch zu agieren, sind diese Strukturen Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung – getreu dem Motto „only what gets measured gets done!“

gci.vienna@gci-management.com